Szervezetfejlesztés – Miért fontos?
Minden cégtulajdonosnak konkrét célja van saját vállalkozásával kapcsolatban. A cége testesíti meg azt a vágyat, amiért azt létrehozta, amiért oly sok áldozatot vállalt.
A cégtulajdonosok többsége azt szeretné, hogy vállalkozása jól prosperáljon, folyamatosan fejlődjön, társadalmilag elismert legyen, másrészt szeretne már igazi tulajdonosként élni – tulajdonosi feladatokat ellátni, stratégiai kérdésekkel, befektetésekkel, kulcsügyfelekkel foglalkozni. Szeretnének kevesebb rutinfeladatot végezni, szeretnék, ha több idő jutna családra, hobbira
A fő probléma az, hogy nem tudják átadni a napi operatív ügyeket, nem tud vállalkozásuk „önjáró” válni, egyrészt, mert ők sincsenek erre felkészülve, másrészt mert a cégben nincsenek meg azok a feltételek, koordinációs eszközök, amelyek ezt lehetővé tennék.
Szinte valamennyien próbálkoztak már a változtatással, ebből a tulajdonos – ügyvezető – mindenes szerepkörből kiszabadulni, de ez nem igazán sikerült. Nem számít, hogy volt már sikertelen próbálkozása, a lényeg az, hogy felismerte a változás szükségességét és belevágott!
A világban állandó változás van. Csak az a vállalkozás képes hosszú távon fennmaradni, amelyik megfelelő válaszokat tud adni a külső és belső környezetében bekövetkező változásokra. Darwin még azt mondta, hogy a fajfenntartás során legerősebb egyed marad fenn, ma azt mondjuk, hogy az, amelyik legjobban képes alkalmazkodni a változásokhoz.
A szervezetfejlesztés feladata, úgy alakítani a működést és a szervezet, olyan vezetési-szervezési eszközöket alkalmazni, hogy az képes legyen reagálni az őt ért hatásokra. Lényege a probléma, működési zavar felismerése, okainak feltárása, a válaszok megfogalmazása, a változtatás megtervezése és véghez vitele.
Mekkora méretű cég esetén értelmezhető, és hasznos a kérdéssel foglalkozni?
A szervezetfejlesztés nincs cégmérethez kötve. Nyilván minél nagyobb a cég, tagoltabb a szervezet, bonyolultabb a működés, annál több működési zavar, konfliktus keletkezhet.
A kis néhány fős vállalkozást a tulajdonos még tudja kézi vezérléssel irányítani. Nagyobb cégméretnél azonban már nem csak a tulajdonosnak terhes a kézi vezérlés, hanem az egész szervezetnek. Az ilyen vállalkozás még hozhatja az elvárt teljesítményt, de milyen áron. Az egyszemélyi vezetés óriási fizikai és mentális terhelést jelent a cégtulajdonosnak, mindamellett instabillá, kockázatossá teszi a működést – betegsége, munkából való kiesése beláthatatlan károkat eredményezhet.
Milyen időközönként kell a szervezetfejlesztés kérdéskörét elővenni?
A „megfelelő” válasz az lenne, hogy állandóan, hisz a környezet is állandóan változik. A gyakorlatban azonban folyamatos szervezetfejlesztéssel azoknál a vállalkozásoknál foglalkoznak, ahol azt a piaci körülmények kikényszerítik, és ezért létrehozták ezt a funkciót.
A vezetők általában nem elégedettek a cégük működésével. Sok vezető ötletszerűen „fejlesztgeti”a vállalkozását. Kitalál valamit, bevezeti, és az a szervezeti ellenállástól függően elhal, vagy sem.
A szervezetfejlesztés egy tudatos változtatási, jobbítási tevékenység.
Miért tartja fontosnak mikro vállalkozásoknál?
A mikro vállalatok méretüknél fogva nagyon sérülékenyek. Az egyes tevékenységek személyekhez vannak kötve. Kevés, vagy egyáltalán nincsenek leírt belső szabályok, nincsenek lefektetve például a feladatok, felelősségek. Ha valaki valamilyen okból „kiesik”, nehéz bárkit is a helyére állítani, mert nincs leírva, hogy mit kellene végezni – vagy elmaradnak dolgok, vagy párhuzamosan többen is végzik. Az eredmény általában veszteség, elmaradt üzlet, és mindig van belső konfliktus, ami belülről erodálja a szervezetet.
A mikro vállalkozásoknál a tulajdonosok nagyon leterheltek. Mindent maguk végeznek, maguk kontrollálnak. Emiatt nincs szabadidejük, magánéletük. Hiába próbálnának ebből kitörni, nehezen tudnak. Egyrészt saját maguk miatt – „csak az a jó amit én csinálok meg” – másrészt a munkatársak még nem alkalmasak arra, hogy ebben „társak” legyenek, mert csak végrehajtóknak lettek „idomítva”.
Milyen mérhető eredmények vannak?
A szervezetfejlesztés mérhető gazdasági eredményei első sorban a költségek, a nyereség vonatkozásában mutathatók ki transzparensen. Az elmaradt üzlet, haszon már nem ennyire számszerűsíthető. Vannak mérhető nem gazdasági mutatók. A jól működő cégnél
- kevesebb, vagy nincsenek minőségi kifogások, vevői reklamációk,
- nincsenek utólagos, vagy garanciális munkák (amelyek növelik a költségeket),
- a munkavállalók elégedettek, lojálisak a céghez – kicsi a fluktuáció,
- kevés a cégben a konfliktus, jó a munkahelyi légkör,
- a szabályozottságból, a megfelelő munkamegosztásból eredően nincs állandó túlórázás,
- a tulajdonos nincs túlterhelve, van „magán élete”.
Milyen üzenetet, tanácsot tudna adni a cégtulajdonosoknak?
Több mint 30 éves szakmai pályafutásom alatt nagyon sok tapasztalatot szereztem és sok tanácsot adtam. A legfontosabbnak a következőket tartom:
A cégvezető olyan szakmát művel, amit valószínű, soha sehol nem tanult: a cégvezetést és cégirányítást, amely nem egy, hanem több szakma. Sok mindenhez kellene érteni, a marketinghez, az értékesítéshez, a pénzügyhöz, a szervezéshez, a személyzeti ügyekhez, a joghoz, az adózáshoz, és nem utolsó sorban még ahhoz a szakmához is, amelyet a cég képvisel. Ebben a komplex helyzetben a vállalkozás teljesítőképességét az a terület szabja meg, amely a leggyengébb. Ez a szűk keresztmetszet, ez a cég működésének leggyengébb láncszeme. Nagyon lényeges, felismerni a szűk keresztmetszetet és megszüntetni azt. Ehhez pedig merni kell igénybe venni külső erőforrásokat, ismereteket. Csak belülről ezeket a változásokat meghozni, időigényes és a kimenetele pedig kockázatos.
A másik alapszabály: nem kell félni a változástól. Gondold végig: Mitől változna meg az életed, a céged, ha mindent ugyanúgy csinálnál ezután is, mint eddig? A változás nehéz, mert ki kell lépni a kényelmes komfortzónából, és egy új, ismeretlen dologgal kell foglalkozni. Aki ezt nem meri meglépni, tolja maga előtt a problémáját. Minden elodázott döntés emészti szervezet belső energiáját, és frusztrálja a tulajdonosát.