Vállalatirányítási rendszer: áldás vagy átok?

Vállalatirányítási rendszer szót egy cégvezető meghallja, egy sor kérdés villan fel benne:

Kinek kell ERP rendszer? Nekem is kellhet? Miért kell nekem egy ilyen? Mikor kellene? Milyent és melyiket válasszam? Hogyan csináljam?

A válaszok egyszerűnek tűnnek, de mégsem azok. Egy vállalatirányítási rendszer bevezetése komoly vezetői döntést igényel, tekintve azt, hogy a megkezdett rendszer bevezetések közel 2/3-a kudarcba fulladt. Ennek elkerülésére érdemes néhány, a teljesség igénye nélküli szempontot figyelembe venni.

Kinek és mikor? Annak és amikor, aki

• a fenntartható növekedést választotta és a cégmérete jelentősen megnőtt,
• belátta, hogy a meglévő irányítási rendszere már akadálya a növekedésének.

Miért? Azért, mert

• a növekedés során folyamatai vagy olyan bonyolultakká váltak, vagy mennyiségileg gyarapodtak, hogy a meglévő irányítási rendszerével már nem tudja megfelelően kézben tartani azokat, nem tudja a cégét kontrollálni,
• bővíteni kellene az adminisztratív létszámot, ami nagyobb költségnövekedéssel jár,
• fontos számára a hatékonyságjavulás,
• nagy a kulcsmunkatársaktól való cégfüggősége.
• belátta, hogy a fejlődésnek ezt a lépcsőfokát nem ugorhatja át,
• tudja, hogy az informatika és az infokommunikáció olyan exponenciális ütemben fejlődik, hogy ha nem tart lépést vele, behozhatatlanul lemarad,
• valószínűsíti, hogy a versenytársai is igyekeznek felvenni a tempót és meglépik ezt a változást.

Mire jó egy vállalatirányítási rendszer? A vállalatirányítási (ERP) rendszer

• segítségével a cégvezető jobban kontrollálja az üzleti folyamatokat.
• naprakész információt szolgáltat a társaság üzleti tevékenységéről, folyamatosan gyűjti és tartja karban az adatokat, a fizikai folyamatokat szinkronizáltan leképezi az ügyviteli rendszerben.
• a gyűjtött adatok felhasználásával tetszőleges számítások, mutatók előállíthatók – pl. az idő- és költségadatokból folyamatidők, folyamatköltségek, költséghelyek, gépek, stb. költségei meghatározhatók.
• riportolási rendszerével tetszőleges mélységű és /vagy agregáltságú, vezetői információs rendszer összeállítható.
• a bevezetés során felülvizsgáltra és korrekcióra kerülnek az üzleti folyamatok.
• nem utolsó sorban fejleszti a cégvezetés irányítási tevékenységét, ötletet, inspirációt ad, igényt gerjeszt a cégirányítás fejlesztéséhez.

Melyek egy vállalatirányítási (ERP) rendszer bevezetésének kockázati tényezői?

• A szervezetben „rugalmasok” az üzleti folyamatok, nincsenek megfelelően leszabályozva.
• Nincsenek a szervezetben egyértelműen meghatározva a feladatok-felelősségek-hatáskörök.
• Tulajdonosi „kézi vezérlés” a jellemző, a legtöbb ügyben felső szintű, tulajdonosi döntés van.
• Nincs egyensúly a „Mit csináljunk?” stratégiai döntések és a MEGVALÓSÍTÁS között.
• A bevezetést irányító Power User csak formálisan van tehermentesítve.
• Alul motivált, elégedetlen alkalmazottak, állandó szervezeti konfliktusok.
• Túlterhelt és frusztrált tulajdonos. Instabil cégvezetés. Nincs határozott tulajdonosi koncepció és végrehajtási döntés a megvalósításban.

Az esetek döntő többségében nincs felkészítve a cég egy vállalatirányítási rendszer befogadására. A rendszerszállító mindig azt nyilatkozza, hogy támogatja a bevezetést, de a gyakorlatban mikor átadhatja valakinek a rendszert, igyekszik a bevezetésből kivonulni, és rendszerkorrekciókra, pótlásokra koncentrálni.

A sikeres cégek gyakorlatában általában volt egy harmadik szereplő, egy szervezetfejlesztő, aki

• elvégezte a folyamatok felülvizsgálatát, javaslatot adott az esetleges folyamatkorrekcióra,
• kidolgozta és bevezette a szükséges működési és szervezeti változásokat,
• támogatta a megrendelőt a rendszer kiválasztásában,
• koordinált a megrendelő és a szoftverszállító között,
• támogatta a Power Usert a bevezetésben, és a tesztelésben,
• szakmailag irányította a változásmenedzsment tevékenységet.

Melyek egy vállalatirányítási (ERP) rendszer bevezetésének sikertényezői?

• Pontosan meghatározott társasági cél, és jövőkép, valamint annak elérését biztostó stratégia, vezetői akarat. Az ezt támogató tulajdonosi viselkedés stabil és következetes.
• Tapasztalt szervezetfejlesztő bevonása már az előkészítési folyamatokba is.
• Megfelelően szabályozott és kézben tartottak az üzleti folyamatok.
• Tulajdonos, első számú vezető tehermentesítése a napi operatív feladatoktól.
• Széleskörű delegálás, feladat-, felelősségi- és hatáskörök egyértelmű meghatározása és alkalmazása, átlátható szervezeti struktúra.
• Az ERP rendszer kialakítása és bevezetése során keletkezett járulékos működési- és szervezetfejlesztési feladatok végrehajtása.
• Megfelelő kompetenciákkal és hatáskörrel rendelkező motivált Power User kinevezése, beiktatása a vezetésbe (hatalmi szférába).
• A változás menedzsment és motiváció megtervezése és a mindenkori körülményeknek megfelelő végrehajtása.

Összefoglalva: Hogy vezesd be az ERP rendszert?

1. Határozd meg pontosan a célt, hogy mit akarsz elérni! – Működés – Feladatok – Prioritások.
2. Győződj meg róla, hogy meg tudod-e szerezni a szükséges erőforrásokat? – Munkatársak, források (pályázat).
3. Mindenképpen vonjál be egy tapasztalt szervezetfejlesztőt. – Működési és szervezeti változások – Rendszerkiválasztás – Koordináció a megrendelő, rendszerszállító között – Megrendelő érdekképviselete
4. Vizsgáld meg, hogy mi az előnyösebb! – Dobozos rendszert vásárolni, vagy célirányosan kifejleszteni?
5. Körültekintően válaszd ki a Power Usert, biztosíts számára megfelelő hatalmat a szervezetben.

POLGÁR Kft – VEZETÉSI ÉS SZERVEZÉSI TANÁCSADÁS | 5000 Szolnok, Jászkürt u.1. +36 20 946 8078 www.polgarkft.hu | polgar.j@polgarkft.hu | Facebook: Cégvezetöi Sárgaangyal